Kartoteka Pełnomocnika Ochrony KPOIN

DOKUMENTY DOSTĘPNE W BASIC, STANDARD I PRO
—————————————————————–
1. Zaświadczenie o odbyciu szkolenia OIN, z zakresem wynikającym ze szkolenia
2. Zaświadczenia dla uczestników grupy szkoleniowej
3. Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o ochronie informacji niejawnych
4. Oświadczenia o zapoznaniu z przepisami dla grupy
5. Lista osób do przeszkolenia
6. Lista uczestników przeprowadzonego szkolenia
7. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych — wzór dla sfery cywilnej lub resortu obrony
8. Ewidencja szkoleń OIN — wszystkie lub własne szkolenia
9. Ewidencja upoważnień
10. Wykaz osób z art. 15 ust. 1 pkt 8 — wersja pełna
11. Wykaz osób z art. 15 ust. 1 pkt 8 — wersja skrócona dla kancelarii
12. Raport osób według wybranego kryterium

DOKUMENTY TYLKO W STANDARD I PRO
—————————————————————–

13. Poświadczenie bezpieczeństwa
14. Zgoda na udostępnienie informacji niejawnych o klauzuli POUFNE
15. Informacja do ABW o posiadaniu poświadczenia, oznaczona w aplikacji jako art. 34 ust. 2
16. Informacja do jednostki organizacyjnej o posiadaniu poświadczenia, oznaczona jako art. 34 ust. 2
17. Karta informacyjna
18. Polecenie przeprowadzenia postępowania sprawdzającego — wariant cywilny lub dla resortu obrony
19. Strona tytułowa akt postępowania — wariant cywilny lub dla resortu obrony
20. Karta kontrolna postępowania
21. Karta ewidencyjna przekazywana do SKW
22. Spis akt postępowania
23. Zapytanie do ABW dotyczące sprawdzenia w kartotekach
24. Wniosek do SKW o sprawdzenie w kartotekach powszechnie niedostępnych
25. Zapytanie o udzielenie informacji o osobie do KRK
26. Pusty formularz zapytania do KRK
27. Wniosek do USC o odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa
28. Wniosek do Służby Więziennej o udzielenie informacji lub udostępnienie danych osobowych
29. Zawiadomienie kierownika jednostki organizacyjnej o sposobie zakończenia zwykłego postępowania sprawdzającego
30. Decyzja o umorzeniu postępowania sprawdzającego
31. Ewidencja poświadczeń bezpieczeństwa — wszystkie lub własne poświadczenia
32. Ewidencja postępowań sprawdzających

DOKUMENTY TYLKO W PRO
—————————————————————–

33. Ewidencja osób i ich funkcji w systemie TI
34. Spis stanowisk systemu teleinformatycznego
35. Spis dokumentów systemu teleinformatycznego

RODZAJE RAPORTÓW Z MODUŁU „RAPORTY”
—————————————————————–
BASIC, STANDARD I PRO
– Osoby z ważnym szkoleniem OIN: krajowym, UE, NATO lub ESA.
– Osoby bez ważnego szkolenia w danym zakresie.
– Osoby ze szkoleniem ważnym krócej niż miesiąc, w podziale na zakres.
– Osoby z ważnym upoważnieniem do ZASTRZEŻONE, EU RESTRICTED, NATO RESTRICTED lub ESA RESTRICTED.
– Osoby bez ważnego upoważnienia w danym zakresie.
– Osoby bez żadnego uprawnienia.

TYLKO STANDARD I PRO
– Osoby z ważnym poświadczeniem bezpieczeństwa — krajowym, UE, NATO lub ESA, według klauzul albo
zbiorczo.
– Osoby bez ważnego poświadczenia w wybranym zakresie.
– Osoby z poświadczeniem o terminie ważności krótszym niż rok.
– Osoby, którym odmówiono wydania poświadczenia lub cofnięto poświadczenie.
– Osoby ze zgodą do POUFNE albo do TAJNE/ŚCIŚLE TAJNE.
– Osoby z dostępem bez postępowania sprawdzającego.
– Aktualne postępowania sprawdzające i kontrolne.

TYLKO PRO
– Aktualni pełnomocnicy ochrony.
– Aktualni administratorzy systemu.
– Aktualni inspektorzy bezpieczeństwa teleinformatycznego.
– Aktualni pracownicy pionu ochrony.
– Aktualni kierownicy i pracownicy kancelarii tajnej — wspólne zestawienie.
– Aktualni użytkownicy systemów TI.

EKSPORT WIDOCZNYCH LIST DO EXCELA
—————————————————————–
BASIC, STANDARD i PRO
– Pracownicy
– Osoby nieuwzględnione
– Lista szkoleń OIN
– Lista upoważnień,
– Wykaz osób – art. 15.

TYLKO STANDARD i PRO
– Lista poświadczeń
– Lista postępowań sprawdzających
– Lista dostępów art. 34 ust. 10.

AKTUALNA WERSJA KPOIN: 1.0.9
Data publikacji: 2026.10.01

Opis zmian w wersji 1.0.9:
– poprawiono drobne błędy;
– dodano możliwość generowania posortowanego raportu z art. 15
– dodano możliwość generowania raportu z art. 15 dla kancelarii bez zbędnych danych
– dodano stronę tytułową akt postępowania sprawdzającego używaną w resorcie obrony
– dodano kartę ewidencyjną przekazywaną do SKW
– dodano polecenie przeprowadzenia postępowania sprawdzającego wg wzoru resortu obrony
– dodano eksport widocznej listy do Excela (pracowników, szkoleń, upoważnień, poświadczeń, postępowań, art.34, art.15)
– dodano możliwość włączenia automatycznego sprawdzania dostępnych aktualizacji programu
– dodano panel „Ostatnio używane”
– dodano klikalne kafelki w oknie głównym

Opis zmian w wersji 1.0.8:
– Zaktualizowano szablon zapytania do SW
– Poprawiono drobne błędy
– Dodano listę dostępów z art. 34 ust. 10
– Dodano szablon pisma zawiadamiającego KJO o zakończonym postępowaniu sprawdzającym
– Dodano możliwość samodzielnego ustalania kolejności w spisie akt postępowania spr.
– Dodano możliwość zmiany podstawy prawnej UOIN dla druków:
– zaświadczenie ze szkolenia OIN
– polecenie wszczęcia postępowania sprawdzającego
– zawiadomienie KJO
– zgoda na udostępnienie IN o klauzuli POUFNE

Opis zmian w wersji 1.0.7:
– dodano kafelki informacyjne
– dodano oświadczenie o zapoznaniu z przepisami OIN
– dodano w postępowaniu sprawdzającym wniosek do służby więziennej
– dodano w postępowaniu sprawdzającym wniosek do USC
– dodano nowy raport – osoby bez żadnych uprawnień
– dodano nowy raport – pracownik KT i kierownik KT
– poprawiono drobne błędy

Opis zmian w wersji 1.0.6:
– Dodano generowanie wniosku do SKW o przeprowadzenie sprawdzenia w kartotekach powszechnie niedostępnych
– Dodano upoważnienia do klauzuli „zastrzeżone” i międzynarodowe zgodne z przepisami obowiązującymi w resorcie obrony narodowej
– Dodano pole stopnia wojskowego/służbowego do danych osoby
– Poprawiono drobne błędy

Opis zmian w wersji 1.0.5:
Poprawiono drobne błędy.

Opis zmian w wersji 1.0.4:
1. Import osób (CSV/XLSX)
Dodano import listy osób z pliku, co pozwala szybciej i wygodniej wprowadzać dane do kartoteki bez ręcznego przepisywania rekordów.
Wymagane minimum: imię, nazwisko, PESEL.
System waliduje dane, pomija duplikaty PESEL i zapisuje szczegółowy log.

2. Zarządzanie bazami danych
Dodano nowe okno BAZA DANYCH -> Zarządzaj bazami…, które umożliwia:

– dodawanie wielu baz danych,
– nadawanie i zmianę nazw baz,
– ustawianie aktywnej bazy,
– otwieranie folderu bazy,
– usuwanie bazy z listy (bez kasowania plików).
Dzięki temu można pracować w aplikacji na wielu bazach danych (wiele jednostek organizacyjnych).

Opis zmian w wersji 1.0.3:
Poprawiono wyświetlanie adresatów z listy rozwijanej.
Dodano przyciski kopiowania danych adresowych z zakładki „Adres zameldowania” do zakładki „Adres zamieszkania” i odwrotnie. Przyciski są przy dodawaniu nowych osób lub edycji osób.